任何人的档案都是由个人、组织（或单位）负责人和组织（或单位）共同完成的，个人按要求和规定填写有关信息，组织（或单位）审核认定，同时组织（或单位）对个人的表现、取得的成绩、受到的奖励和处分等作结论和鉴定，档案包含的材料非常丰富，最终这些材料由组织负责收集整理归档。
大学生的个人档案主要是学籍档案，内容包括：学生登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学习实习鉴定、受到的奖励表彰纪律处分等的材料、思想小结等等。如果是党员的话，还有入党的材料。每个表格和材料的填写要求不尽相同，但大体上都是由大学生本人、班主任、辅导员、所在院（系）及其领导、学校的相关部门（学生处、教务处、研究生处等）共同完成的。当然如果毕业工作以后，档案则由所在单位的组织人事部门负责收集整理归档或托管，那就有些复杂了。